Российская Федерация
Брянская область
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ФОКИНО
(Администрация г. Фокино)

                                                          ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«06» ____04_____ 2011г.

№ 227-П
г.Фокино

«Об утверждении административного регламента
оказания муниципальной услуги по предоставлению
информации юридическим и физическим лицам на основе
документов архивных фондов»

Во исполнение Постановления администрации Брянской области от 24.12.2009г. № 1448 «Об обеспечении доступа граждан и организаций к информации об условиях и порядке оказания государственных и муниципальных услуг», в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определения сроков и последовательности действий (административных процедур) по предоставлению информации юридическим и физическим лицам на основе документов архивных фондов

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент оказания муниципальной  услуги по предоставлению информации юридическим и физическим лицам на основе документов архивных фондов.
2.  Постановление опубликовать в муниципальной газете «Фокинский вестник» и разместить на официальном сайте Администрации города Фокино в сети Интернет.
3. Контроль за выполнением Административного регламента возложить на заместителя главы администрации г.Фокино по социальным вопросам (Н.С. Гришина). 

Глава администрации                                                                                    В.В.Гришутин

Гришина Н.С.
4-78-24

юрист

Приложение
к Постановлению
администрации г.Фокино
от «06»__04__ 2011г. №227 -П

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
оказания муниципальной услуги по предоставлению
информации юридическим и физическим лицам
на основе документов архивных фондов

I. Общие положения

1.1. Административный регламент оказания муниципальной услуги по предоставлению информации юридическим и физическим лицам на основе документов архивных фондов (далее - Регламент, муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в МУ «Управление социально-культурной сферы города Фокино» (далее – МУ «Управление соцкультсферы г.Фокино).
1.2. Пользователями муниципальной услуги являются: юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).
1.3. Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
1.3.1. Конституция Российской Федерации;
1.3.2. Федеральный закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
1.3.3. Федеральный закон от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
1.3.4. Федеральный закон от 27.07.2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
1.3.5. Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993г. № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;
1.3.6. Положение «О Федеральном архивном агентстве», утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004г. № 290;
1.3.7. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
1.3.8. Закон Брянской области от 18.12.2007г.  № 171-З «Об архивном деле в Брянской области».
1.4. Оказание муниципальной услуги осуществляет МУ «Управление социально-культурной сферы города Фокино».

II. Требования к порядку оказания муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Информация о порядке оказания муниципальной услуги предоставляется:
- по письменным обращениям заявителей;
- при личном обращении граждан;
- по телефону;
- по электронной почте.
2.1.2. Местонахождение и почтовый адрес МУ «Управление социально-культурной сферы города Фокино»: 242610, г.Фокино Брянской обл., ул. Ленина, д. 13.
Адрес электронной почты: g_fokino@mail.ru
Режим работы:
понедельник - четверг - 8.30 - 17.45,
пятница - 8.30 - 16.30,
обед - 13.00 - 14.00,
суббота, воскресенье - выходные дни,
Телефоны:
(48333) 4-72-85, факс: (48333) 4-70-53.
2.1.3. Место ожидания заявителей должно быть оборудовано стульями и столами для оформления письменных заявлений (запросов), информационными стендами.
На стендах размещается следующая информация:
информация о порядке оказания муниципальной услуги,
адрес и режим работы,
бланки заявлений,
образцы заполнения заявлений.
2.1.4. Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в устной или письменной форме бесплатно.
2.1.5. Основными требованиями к порядку информирования заявителей (представителей заявителя) о предоставлении муниципальной услуги являются оперативность и полнота предоставляемой информации.
2.1.6. Прием граждан осуществляется работниками архивного отдела. Специалист, ведущий прием, должен корректно и внимательно относиться к заявителям (представителям заявителя).
2.1.7. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на официальном сайте Администрации города Фокино по электронному адресу в сети Интернет: www. admfokino.narod.ru.
2.1.8. По письменным обращениям ответ направляется в сроки, предусмотренные пунктами 2.3.2 - 2.3.4 настоящего Регламента.
2.1.9. Конечным результатом оказания муниципальной услуги являются:
- копии документов;
- выписки из документов;
- архивные справки по документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе;
- уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов;
- уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о необнаружении документов (отрицательный ответ).

2.2. Основание для оказания муниципальной услуги

2.2.1. Основанием для оказания муниципальной услуги является письменное заявление (запрос) в адрес архивного отдела.
2.2.2. В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:
- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);
- адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адрес, для физических лиц - адрес фактического проживания), контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);
- изложение существа запроса, обращения;
- хронологические рамки запрашиваемой информации;
- о стаже работы и заработной плате - название, ведомственная подчиненность организации, время работы, должность, копия трудовой книжки (кроме случаев утраты трудовой книжки);
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;
- дата подачи запроса, подпись заявителя.
2.2.3. Для получения сведений, содержащих конфиденциальную информацию, персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации (доверенность, справка о вступлении в наследство, свидетельство о смерти, свидетельство о рождении и др.).

2.3. Условия и сроки оказания муниципальной услуги

2.3.1. Запросы, касающиеся реализации прав граждан, связанных с социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), а также тематические запросы исполняются бесплатно.
2.3.2. Срок исполнения социально-правовых и тематических запросов составляет не более 30 календарных дней со дня их регистрации в архивном отделе. В исключительных случаях руководство архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с обязательным письменным уведомлением заявителя. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.
2.3.3. Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Брянской области, органов местного самоуправления Брянской области, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются муниципальным архивом на безвозмездной основе в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
2.3.4. Запрос, по которому в архивном отделе отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется в соответствии с п. 3.4.6 настоящего Регламента по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

2.4. Перечень оснований для отказа в оказании муниципальной услуги

2.4.1. Основаниями для отказа в оказании муниципальной услуги являются:
- отсутствие документов в муниципальном архиве по запрашиваемой тематике;
- неудовлетворительное физическое состояние документов;
- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
- в случае если текст запроса не поддается прочтению;
- отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы.
2.4.2. По запросам, поступившим в архивный отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.
2.4.3. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии (наименования организации) и почтового адреса заявителя.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности административных действий при оказании муниципальной услуги

Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:
- прием и первичная обработка запросов;
- регистрация запросов;
- исполнение запросов;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;
- выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве, отрицательных ответов;
- контроль всех административных действий.

3.2. Прием и первичная обработка запросов

3.2.1. Доставка в архивный отдел запросов осуществляется следующими способами:
- через почтовое отделение;
- курьером;
- лично гражданами;
- по электронной почте.
3.2.2. Прием корреспонденции производится делопроизводителем либо другими специалистами отдела.
При приеме запросов от курьера на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника архивного отдела, принявшего документ.
При приеме запросов от физических лиц на копии запроса при ее наличии по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись специалиста архивного отдела, принявшего документ, а также уточняется способ получения ответа (по почте или при личном визите).
При поступлении интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и почтового адреса заявителю направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Регистрация запросов

3.3.1. Поступившие в муниципальный архив запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в муниципальном архиве является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.
3.3.2. Регистрация запросов ведется в журнале регистрации.
В журнал заносится следующая информация:
- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);
- почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ, контактный телефон заявителя;
- суть обращения (в краткой форме).
При выполнении запроса вносится результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный), дата исполнения, фамилия, имя, отчество исполнителя, выслан документ или передан в стол выдачи исполненных запросов.

3.4. Исполнение запросов

3.4.1. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе. Исполнение запросов производится специалистом архивного отдела, ответственным за выполнение данной работы согласно должностной инструкции. Определение исполнителей осуществляется руководством архивного отдела.
3.4.2. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».
3.4.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает 3 листа, листы прошиваются, пронумеровываются и скрепляются печатью архивного отдела.
Архивная справка подписывается руководителем или уполномоченным должностным лицом архивного отдела, исполнителем и заверяется печатью архивного отдела.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
3.4.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в документе», «Так в тексте оригинала». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя и печатью МУ «Управление соцкультсферы г.Фокино».
3.4.5. На обороте листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью руководителя и печатью МУ «Управление соцкультсферы г.Фокино».
В архивной копии, объем которой превышает 3 листа, листы прошиваются, пронумеровываются, скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью подписью руководителя МУ «Управление соцкультсферы г.Фокино».
3.4.6. Если в архивном отделе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, исполнитель пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.
Если в архивном отделе отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.
Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.

3.5. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса

Справочная информация предоставляется специалистом архивного отдела по следующим вопросам:
- о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;
- о сроках исполнения запроса;
- о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).

3.6. Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе

3.6.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом через почтовое отделение.
3.6.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в муниципальный архив выдаются под роспись заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке.

3.7. Контроль всех административных действий по исполнению запросов

3.7.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется руководителем МУ «Управление соцкультсферы г.Фокино».
3.7.2. Контроль осуществляется путем проведения руководителем МУ «Управление соцкультсферы г.Фокино» проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного отдела положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Брянской области и нормативными правовыми актами города Фокино.
3.7.3. Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
3.7.4. Работники архивного отдела несут персональную ответственность за решения и действия, принимаемые (осуществляемые) в процессе исполнения муниципальной функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации и Брянской области, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города Фокино.

3.8. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) при оказании муниципальной услуги

3.8.1. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами архивного отдела при оказании муниципальной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд.
3.8.2. Информацию о нарушении работниками архивного отдела положений настоящего Регламента можно сообщать по телефонам: (48333) 4-70-53, 4-72-85 или направлять письменно в произвольной форме в адрес начальника МУ «Управление соцкультсферы г.Фокино» или заместителя Главы администрации города Фокино по социальным вопросам: 242610, г.Фокино, ул. Ленина, д. 13.
3.8.3. Обращение, жалоба в письменной форме должны содержать следующую информацию:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.